Phần mềm quản lý công trình thi công

Quản lý dự án là một công việc hết sức phức tạp, liên quan đến hầu hết các bộ phận của một doanh nghiệp. Với nhiều khó khăn thách thức liên quan đến công tác quản lý kế hoạch, quản lý khối lượng công việc, tiến độ, quản lý thu chi, tạm ứng,… đã tạo một áp lực vô cùng lớn cho các cán bộ quản lý dự án nói chung và lĩnh vực quản lý các công trình thi công nói riêng. Từ thực tế đó, các chuyên gia của VNSolution đã nghiên cứu và xây dựng một hệ thống quản lý các công trình thi công theo một chu trình khép kín từ khâu marketing tiếp cận khách hàng, cho đến chốt sale và lập hợp đồng thi công.
Phân hệ thực hiện thi công hợp đồng được chia làm các module quản lý một dự án từ giai đoạn khởi động dự án, lập kế hoạch, chia hạng mục, giao việc thực hiện, thêm nhân sự tham gia dự án, ghi chép nhật ký thi công, quản lý vật tư, quản lý tài chính của công trình, quản lý hồ sơ – văn bản – tài liệu,…Phần mềm áp dụng phù hợp cho các công ty xây lắp, thi công công trình dân dụng, công trình công nghiệp,…
Các chức năng chính của phần mềm:

• Quản lý khách hàng (Bộ phận marketing)
• Tư vấn khách hàng, lập báo giá (Bộ phận Kinh doanh)
• Lập hợp đồng/công trình;
• Thông tin công trình:

• Kế hoạch tổng thể (Biểu đồ Gantt),

• Kế hoạch chi tiết (Bảng công việc)
• Nhân sự tham gia.
• Nhật ký thi công
• Tài chính của công trình (Các khoản thanh toán, Dự kiến thu/chi, Báo cáo lợi nhuận)

• Bảng kiểm soát vật tư công trình;
• Bảng kiểm soát sự cố công trình;
• Tạm ứng, quyết toán kỹ thuật;
• Văn bản, Hồ sơ công trình;
• Phản hồi của khách hàng
• Kết quả đánh giá

Mô tả chi tiết các tính năng:
 

• Quản lý thông tin khách hàng: tính năng được sử dụng dành cho bộ phận marketing, marketer có thể thêm khách hàng, phân loại hoặc nạp hàng loạt khách hàng thông qua file excel. Ngoài ra marketer còn có thể chuyển thông tin khách hàng sang cho BPKD tư vấn, chốt sale
• Tư vấn khách hàng, lập báo giá: tính năng dành cho BPKD tư vấn ghi lại lịch sử các lần tư vấn và báo giá cho khách hàng. Đây là cơ sở để lập các hợp đồng công trình
• Lập công trình: Sử dụng để khởi tạo một dự án trên phần mềm để dự án vào quản lý.
• Thông tin công trình: Nơi thể hiện thông tin chung và khái quát về công trình như: chủ đầu tư, tổng giá trị dự án, thời gian thực hiện, biểu đồ tiến độ chung của công trình, biểu đồ dòng tiền, biểu đồ đánh giá tiến độ và chi phí công trình…
• Lập kế hoạch tổng thể: được sử dụng để lập và theo dõi thông tin tổng quan và tiến độ của từng hạng mục công việc trong dự án.

• Hạng mục/công việc của dự án và tiến độ có thể được lập hoặc điều chỉnh thuận tiện thông qua các tính năng: Lập/sửa/xóa hạng mục, Lập/sửa/xóa công việc, Lập quan hệ giữa các công việc, Đưa công việc vào nhóm hoặc thay đổi nhóm công việc;

• Biều đồ Gantt: theo dõi tiến độ của các công việc và hạng mục công việc trong công trình.
• Nhân sự tham gia: nhân sự tham gia dự được thêm vào dự án để quản lý từ kế hoạch, giao việc, tạm ứng, quyết toán, chấm công.…cho công trình, đồng thời tích hợp phiên bản app mobile cho phép cán bộ đi công trình có thể báo cáo tiến độ về cho quản lý giám sát.
• Nhật ký thi công: là công cụ ghi lại lịch sử làm việc, các báo cáo hàng ngày đính kèm các hình ảnh của công trình thi công hàng ngày.
• Bảng Kiểm soát vật tư công trình: Liên thông với phân hệ Kho/Vật tư, giúp nhà quản lý luôn theo dõi được tình hình cập nhật về vật tư công trình: Số lượng cần sử dụng theo định mức, số lượng đã xuất, số lượng đã dùng theo định mức…, giá trị vật tư xuất cho công trình.
• Bảng Kiểm soát sự cố: các sự cố của công trình được ghi chép lại và phân loại đối tượng có liên quan và phương án xử lý sự cố.
• Bảng Tổng hợp chi phí và ước tính lãi gộp công trình: tập hợp đầy đủ các chi phí của công trình và ước tính giá trị thu về đến thời điểm hiện tại theo số liệu cập nhật.
• Bảng phân khai khối lượng: giúp nhà quản lý theo dõi các đơn vị thực hiện của từng công việc, khối lượng phân chia tương ứng.
• Theo dõi lịch sử thay đổi công việc: Theo dõi quá trình thay đổi khối lượng và đơn giá công việc.
• Văn bản liên quan: Theo dõi những văn bản mà người dùng được quyền đọc và có liên quan đến dự án đang xem.
• Hồ sơ công trình: Được sử dụng như một tủ hồ sơ lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan về dự án. Tủ hồ sơ công trình liên thông với tủ hồ sơ của công ty trong phân hệ Điều hành và Văn bản.
• Phản hồi của khách hàng: ghi chép lại nội dung CSKH lấy ý kiến từ khách, làm cơ sở đánh giá mức độ hài lòng của khcash hàng.
• Kết quả đánh giá: dành cho quản lý cho ý kiến đánh giá từng nhân sự tham gia công trình

Các đơn vị triển khai có thể cơ cấu Tủ hồ sơ theo cách của mình để quản lý hồ sơ công trình theo đúng nhu cầu quản lý. Tủ hồ sơ có thể lưu trữ được tất cả các loại: văn bản, bản vẽ thi công, biện pháp tổ chức thi công, bản vẽ hoàn công, hồ sơ chất lượng, video/hình ảnh công trường…